Sie haben es geschafft einen neuen Mitarbeiter oder eine neue Mitarbeiterin für Ihr Unternehmen zu gewinnen? Sie wünschen sich, dass sie oder er motiviert am ersten Tag in Ihrem Unternehmen beginnt, schnell integriert ist und ihren oder seinen Freunden begeistert von Ihrem Unternehmen erzählt? Dann gilt es nach der Vertragsunterschrift nicht nachzulassen, sondern sie oder ihn gut an Bord zu holen. Diese Checkliste hilft Ihnen dabei. Nicht alle Punkte werden zu Ihrem Unternehmen passen, aber nutzen Sie so viele wie möglich als Anregung. Ihr neuer Mitarbeiter oder Ihre neue Mitarbeiterin wird sich so mit großer Wahrscheinlichkeit von Anfang an wohl fühlen und zu einem festen Besatzungsmitglied werden. 1. Vor dem ersten Arbeitstag Was? Verantwortlich? Administrative Vorbereitungen Personalakte anlegen Dokumente anfragen (Krankenkassennachweis, Sozialversicherungsausweis etc.) Arbeitsplatz ausstatten Zugangsdaten Rechner E-Mailadresse Telefon und Telefonnummer Sitzplatz Lizenzen Mitarbeiter/in in Listen, Verteiler und Organigramme eintragen Mitarbeiterausweis Namensschild Türschild Visitenkarten Firmenausweis Arbeitskleidung Schlüssel Parkberechtigung ÖPNV-Fahrausweis Werkzeugausstattung Firmenwagen Checkliste Onboarding Was? Verantwortlich? Die Belegschaft ist über die neue Kollegin oder den neuen Kollegen informiert und die Verantwortlichkeiten geregelt. Ein Einarbeitungsplan inklusive der Zuständigkeiten ist erstellt und kommuniziert. Der Aufgabenbereich der neuen Mitarbeiterin oder des neuen Mitarbeiters ist abgestimmt und im Kollegenkreis kommuniziert. Eine Patin oder ein Pate (Mentor) ist gefunden und vorbereitet. Die neue Mitarbeiterin oder der neue Mitarbeiter ist über den Ablauf des ersten Arbeitstages informiert (Wann ist der Arbeitsbeginn? Wer holt die neue Mitarbeiterin oder den neuen Mitarbeiter wo ab? Was muss mitgebracht werden? Wann endet der erste Arbeitstag?). Relevante Unternehmensinformationen zusammenstellen Organigramm Unternehmensleitlinien und Werte Arbeitsstil Betriebliche Umgangsformen wichtige externe Ansprechpartner anstehende Schulungen Dresscode und Verhaltenscodex Das Willkommenspaket ist geschnürt und wird der neuen Mitarbeiterin oder dem neuen Mitarbeiter nach Hause geschickt. Inhalt Willkommensschreiben Ablaufplan für den ersten Arbeitstag Einladung zu Stammtischen und Team-Events Einladung in soziale Netzwerke relevante Unternehmensinformationen (siehe oben) Willkommensgeschenk Für Mitarbeitende, die umziehen müssen Infos zu Wohnungssuche Umzugsunternehmen Kindergärten Schule Freizeitmöglichkeiten 2. Am ersten Arbeitstag Was? Verantwortlich? Persönliche Begrüßung durch die Geschäftsführung bzw. die Abteilungsleitung Begrüßung und Vorstellung der Belegschaft Erstes kurzes Einstiegsgespräch mit der Geschäftsführung Unternehmensrundgang (Fluchtwege, Toiletten/Waschräume, Lager, Kaffeeküche, Cafeteria, Kantine, Büromaterial, Kopierer, etc.) Aushändigen aller relevanter Dinge für die Arbeitsplatzausstattung (Schlüssel, Zugangsdaten, Telefon, Werkzeugausstattung, Ausweise etc.) Besprechen und Aushändigen von allgemeinen Unternehmensinforma- tionen (Organigramm, Unternehmensleitbild, Geschäftsbereich, wichtige Ansprechpartner, etc.) Besprechung des Einarbeitungsplans Gemeinsames Mittagessen mit Kollegen und Vorgesetzten Einladung zu wichtigen Terminen (Abteilungsbesprechung, Jour fixe, Meetings etc.) Abschlussgespräch mit der Geschäftsführung am Ende des ersten Tages: Sind die Erwartungen erfüllt worden? Welche Fragen sind offen? Welche Eindrücke hat die neue Mitarbeiterin oder der neue Mitarbeiter gesammelt? 3. Erste Arbeitswoche Was? Verantwortlich? Das Team stellt sich vor. Austauschtermine mit den Kollegen sind vereinbart. Verantwortlichkeiten wurden besprochen. Ein erstes Gespräch mit der Führungskraft hat stattgefunden und weitere Gespräche sind terminiert. Erwartungen, Ziele, Zeitplan, Aufgaben und Projekte für die ersten 6 Monate sind besprochen. Regelmäßige Austauschtermine mit Paten wurden vereinbart. Checkliste Onboarding Was? Verantwortlich? Betriebliche Einarbeitungsmaßnahmen wie z.B. Einführungskurse, Schulungen und Vorstellung des Produktportfolios sind terminiert. Kennenlerntermine mit Lieferanten, Kunden und Dienstleistern sind vereinbart. Einweisung in das IT-System ist erfolgt. Formale Abläufe wurden erklärt Arbeitszeiterfassung Urlaubsbeantragung Reisekostenabrechnung Vertretungsregel Dokumentenablage Überstunden 4. Nach 4 bis 8 Wochen Was? Verantwortlich? Feedbackgespräch mit der oder dem Vorgesetzten hat stattgefunden. Zielvereinbarungen wurden festgelegt. Entwicklungsmöglichkeiten wurden besprochen. Benötigte Weiterbildungen wurden festgelegt und geplant. 5. Fortlaufend Was? Verantwortlich? Regelmäßige wertschätzende Austauschgespräche mit der Patin oder dem Paten haben stattgefunden. Regelmäßige wertschätzende Feedbackgespräche mit der Führungskraft (zum Beispiel halbjährig) haben stattgefunde
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