Checkliste Zielvereinbarungsgespräch In dieser Checkliste geht es um die Mitarbeiterführung und Mitarbeiterbeurteilung anhand von Zielen. Sie als Vorgesetzter erhalten Unterstützung für die inhaltliche Vorbereitung und das Führen solcher Gespräche. Zielvereinbarungsgespräch und Zielerreichungsgespräch hängen eng miteinander zusammen. In vielen Unternehmen werden beide Aspekte in einem einzigen Gespräch besprochen. In anderen Unternehmen ist es üblich, zum Jahresende Zielvereinbarungsgespräche zu führen, um die aus den Unternehmenszielen für das kommende Jahr abgeleiteten individuellen Ziele mit den Arbeitnehmern gemeinsam festzulegen. Zielerreichungsgespräche finden dann gewöhnlich im darauf folgenden Frühjahr statt, sobald die Unternehmenszahlen des Vorjahres vorliegen und feststeht, ob die individuellen Ziele erreicht wurden. In dieser Checkliste Zielvereinbarungsgespräche geht es um folgende Inhalte: Inhaltliche Vorbereitung auf das Zielvereinbarungsgespräch Organisatorische Gesprächsvorbereitung Tipps und Hinweise zur Gesprächsführung Vorschlag eines Leitfadens für das Zielvereinbarungsgespräch Weiterführende Checklisten: Die folgenden Arbeitshilfen und Checklisten knüpfen direkt an die vorliegende an: Arbeitshilfe Vorbereitung auf das Zielvereinbarungsgespräch (für Mitarbeiter) Checkliste Zielerreichungsgespräch (für Vorgesetzte) Arbeitshilfe Vorbereitung auf das Zielerreichungsgespräch (für Mitarbeiter) Arbeitshilfe Vom Ziel zum Konkreten Aktions-Plan (KAP) Checkliste Mitarbeiterbeurteilung Arbeitshilfe Beurteilung des Erfolgs von Mitarbeitern Bedeutung von Zielvereinbarungsgesprächen In vielen Unternehmen werden Zielvereinbarungsgespräche als effektives Schlüsselinstrument der Führung eingesetzt, um den im Unternehmen beschäftigten Mitarbeitern die anstehenden Unternehmensziele zu kommunizieren und sie in die Verantwortung zur Erreichung dieser Ziele einzubinden. Sinn von Zielvereinbarungsgesprächen ist es, sich auf konkrete Ziele zu einigen, die in einem festgelegten Zeitrahmen realistisch erreicht werden können. Dabei werden aus den Unternehmenszielen Ziele für die einzelnen Abteilungen, Teams und Mitarbeiter abgeleitet und untereinander abgestimmt. So werden Unternehmensziele und individuelle Ziele der einzelnen Mitarbeiter in Anpassung an den jeweiligen Arbeitsbereich in Einklang gebracht. Es können sowohl individuell zu erreichende Ziele als auch Teamziele vereinbart werden. Gespräche zur Zielvereinbarung und Zielerreichung sind ein wesentlicher Bestandteil des Führungskonzeptes ''Management by Objectives''. Sie sind daher idealerweise eingebettet in eine Unternehmenskultur, die den Beteiligten auf allen Unternehmensebenen ermöglicht, die Anforderungen zu erfüllen, die ein solches Konzept auf den Gebieten des Wissens, Könnens und Wollens stellt. Diese beziehen sich besonders auf eine offene, vertrauensvolle Kommunikation. Ziele in einem Unternehmen gemeinsam zu entwickeln, führt zu einer größeren Planungssicherheit und steigert den Unternehmenserfolg. Der Prozess des Planens und Verfolgens messbarer Schritte auf dem Weg zum Ziel trägt wesentlich zur Verbesserung der Motivation bei, insbesondere dann, wenn die Höhe erreichbarer Ziele von den Mitarbeitern selbst optimiert werden kann und zusätzlich mit Bonuszahlungen, Provisionen oder anderen Formen variabler Vergütungsanteile verknüpft ist. Der Prozess der Zielvereinbarung und Zielerreichung beginnt mit der Formulierung der an den Unternehmenszielen ausgerichteten s.m.a.r.t.en Ziele der Einheiten verschiedener Ebenen bis zum einzelnen Mitarbeiter. Er reicht bis hin zur möglichst objektiv messbaren transparenten Bewertung der Zielerreichung anhand von zuvor festgelegten Kriterien und Messgrößen. Die vorliegende Checkliste fokussiert auf wesentliche Aspekte der Gesprächsvorbereitung, Gesprächsführung und Dokumentation der Zielvereinbarung. Bitte bedenken Sie die vielfältigen Bestimmungen des Arbeitsrechts zum Thema Zielvereinbarung und die entsprechenden Regelungen zur Mitbestimmung im Betriebsverfassungsgesetz. Dies gilt insbesondere für die Festlegung von Beurteilungskriterien und Entgeltkriterien (§87 BetrVG regelt Mitbestimmungsrechte, § 94 BetrVG regelt u. a. Beurteilungsgrundsätze). Sowohl ein generell verwendetes Zielvereinbarungsformular als auch das Formular, auf dem die Zielerreichung festgehalten wird, unterliegt gemäß § 94 BetrVG der Mitbestimmung. Rahmendaten zum Zielvereinbarungsgespräch Gesprächsvorbereitung Vorbereitung des Mitarbeiters auf das Gespräch Information zum Zielvereinbarungssystem im Unternehmen Informationen zum Zieloptimierungssystem Informationen über die Grundsätze zur Feststellung der Zielerreichung (Messgrößen und Kriterien der Bewertung, Skalierungen der Zielerreichung, Berücksichtigung von Zwischenzielen / Meilensteinen etc.) Informationen zur Verknüpfung von Zielen Sofern die Zielerreichung an die Auszahlung variabler Vergütung gekoppe
lt ist: Informationen zur Umrechnung der Zielerreichung in variable Vergütung Haben Sie Ihrem Mitarbeiter die zu seiner persönlichen Vorbereitung des Gespräches notwendigen Informationen vollständig und seinem Informationsbedarf entsprechend zur Verfügung gestellt? Sofern der Arbeitnehmer eigene Ziele einbringen soll oder selbst konkrete Handlungsschritte mit entsprechender Terminierung zur Zielerreichung planen soll: Informationen darüber, wie diese präsentiert werden sollen Sofern der Mitarbeiter in der Zielvereinbarung den anvisierten Zielerreichungsgrad festlegen soll, an die die spätere Vergütung gekoppelt wird: Informationen über die Vergütungsstufen entsprechend dem anvisierten Zielerreichungsgrad (Zieloptimierung) Mit welchen Unterlagen soll sich der Arbeitnehmer auf das Zielvereinbarungsgespräch vorbereiten? Formlose Vorbereitung auf das Gespräch Firmeneigenes Formular für Mitarbeiter zur Vorbereitung von Zielvereinbarungsgesprächen Es gibt noch kein Formular für Mitarbeiter, es soll jedoch eines erstellt werden Folgende Mustertabelle könnte dazu eine Anregung sein. Die vollständige Tabelle finden Sie in der Arbeitshilfe Vorbereitung auf das Zielvereinbarungsgespräch (für Mitarbeiter): Hinweis für den Vorgesetzten: Bitte tragen Sie die Ziele aus den Bereichen ein, für die Sie über eine Zielvereinbarung mit dem Arbeitnehmer sprechen möchten. Je nach Handhabung im Unternehmen und Reifegrad des Mitarbeiters bitten Sie dann den Mitarbeiter, diesen Zielen seine persönlichen Ziele zuzuordnen oder auch eigene persönliche Ziele zu ergänzen oder sich lediglich anhand der zweiten Tabelle geeignete Maßnahmen zur Erreichung der Ziele zu überlegen. In der ''Arbeitshilfe Vorbereitung auf das Zielvereinbarungsgespräch (für Mitarbeiter)'' finden Sie außerdem die Tabelle 2: Arbeitsschritte auf dem Weg zur Zielerreichung. Diese ist ebenfalls zum Aushändigen an den Mitarbeiter gedacht, der sich anhand der Vorgaben genaue Maßnahmen (Konkrete Aktionspläne) zur Zielerreichung überlegt. Diese können Sie dann im Zielvereinbarungsgespräch detailliert besprechen. Inhaltliche Vorbereitung des Vorgesetzten auf das Gespräch Wie haben Sie sich bezüglich der Ziele auf das Zielvereinbarungsgespräch vorbereitet? Wie wirkt sich der Grad der Zielerreichung auf die Zahlung variabler Vergütung aus? Leitfaden für das Zielvereinbarungsgespräch (Vorschlag) Gesprächseinstieg Begrüßung und Dank für die Vorbereitung Klärung von möglichen Verständnisfragen des Arbeitnehmers zum Prozess der Zielvereinbarung, zur (späteren) Bewertung oder zu einzelnen Inhalten. Hervorheben der Bedeutung des Beitrags jedes einzelnen Mitarbeiters zum Unternehmenserfolg und zum Erreichen der Unternehmensziele. Inhaltlicher Teil Sofern auch die Zielerreichung besprochen wird: Besprechung der Zielerreichung: Selbsteinschätzung des Mitarbeiters, Einschätzung seitens des Vorgesetzten und möglichst einvernehmliche Klärung unterschiedlicher Standpunkte. Besprechung von Ursachen für das gute Erreichen der Ziele oder für nicht zufrieden stellende Zielerreichung. Besprechung von Konsequenzen: Wie kann es in Zukunft besser gehen und welche Maßnahmen sind dazu zu treffen? Sofern es ausschließlich um die Zielvereinbarung geht: Einordnung der geplanten Ziele in den Zusammenhang der für den Zielvereinbarungszeitraum übergeordneten Ziele, z.B. Unternehmensziele. Gegebenenfalls Frage nach weiteren Zielen des Arbeitnehmers, die bei Eignung in die Zielvereinbarung aufgenommen werden können. Absprache der Zwischenziele und der vom Arbeitnehmer zum Erreichen vorgeschlagenen Maßnahmen (KAP Konkrete Aktions-Pläne). Einschätzen der Möglichkeiten zur Zielerreichung. Klärung, welche Unterstützung der Arbeitnehmer zum Erreichen der Ziele benötigt und durch wen diese gewährleistet werden soll. Festlegung von Meilensteinen für das Erreichen der Zwischenziele. Terminierung von Meilensteingesprächen. Absprache bezüglich der Zwischenkontrolle: wann und wie soll sie erfolgen? Gesprächsabschluss Zusammenfassung der Gesprächsergebnisse. Terminierung des Zielerreichungsgespräches, sofern dies als gesondertes Gespräch vorgesehen ist. Dank an den Mitarbeiter und positiver Abschluss des Gesprächs
