Kompetenzfeld Personaleinsatz Elemente der Personalbeschaffung Checkliste Einstellungsverfahren Diese Checkliste ist Teil einer Serie von Checklisten und Arbeitshilfen zum Thema ''Rekrutierung''. Sie ist einzuordnen in Phase IV ''Einstellungsprozess''. Sie erhalten einen Überblick darüber, welche formellen und inhaltlichen Punkte während des Einstellungsverfahrens zu beachten sind. Dies bezieht sich sowohl auf die Beachtung eventuell vorgeschriebener Formalitäten und gesetzlicher Regelungen als auch auf weitere Bereiche, die den Einstellungsprozess für Ihr Unternehmen und den neuen Mitarbeiter erleichtern. Dies beinhaltet folgende Aspekte: Basisinformationen zur Position und zur vorgesehenen Person Einstellungsrelevante Unterlagen Einstellungsantrag Vorbereitungen zum Arbeitsvertrag Entgelt Vorbereitung der Gehaltsauszahlung Information der neu eingestellten Person vor Arbeitsbeginn Information der Vorgesetzten und Mitarbeitern Ergänzungen zu einzelnen Bereichen des Einstellungsverfahrens finden Sie in den Checklisten Einstellungsgespräch und Arbeitsvertrag, weitere Hinweise für den Tag der Einstellung in der Checkliste Erster Arbeitstag eines neuen Mitarbeiters. Basisinformationen zur Position und zur vorgesehenen Person In welchem Bereich soll der / die neue Mitarbeiter / Mitarbeiterin eingesetzt werden? Für welche Stelle soll der Bewerber / die Bewerberin eingestellt werden? Welchen zeitlichen Umfang hat die Stelle? Wann ist der Einstellungstermin?_ Einstellungsrelevante Unterlagen Welche Unterlagen müssen im Verlauf des Einstellungsverfahrens vorliegen? Stellenbeschreibung Anforderungsprofil Bewerbungsunterlagen Lebenslauf Personal(frage)bogen Lohnsteuerkarte Sozialversicherungsausweis / Sozialversicherungsnummer Bescheinigung der Krankenkasse über die Mitgliedschaft Arbeitsvertrag Bankverbindung des neuen Mitarbeiters für die Zahlung des Entgelts / Lohns Lichtbilder, wie viele? _ Für Zeugnisse gilt: Schulabschlusszeugnis(se) Kopie reicht aus Zeugnisse über Hochschul- und weitere Abschlüsse beglaubigte Kopie Arbeitszeugnis(se) ''Original lag vor'' Geburtsurkunde Heiratsurkunde Geburtsurkunde(n) des Kindes / der Kinder Polizeiliches Führungszeugnis Bescheinigung über Nebenverdienst Nachweis über frühere Beschäftigungszeiten im Unternehmen Bescheinigung über Wehr- oder Zivildienst / Soziales Jahr Aufenthaltsbescheinigung und Arbeitserlaubnis bei Nicht-EU Bürgern Erklärung über wirtschaftliche Verhältnisse Erklärung über persönliche und wirtschaftliche Verhältnisse Sonstige Erhebungsbögen, z.B. zur Arbeitssicherheit Einstellungsantrag Muss ein Antrag auf Genehmigung der vorgeschlagenen Bewerberauswahl gestellt werden bevor die ausgewählte Person eingestellt werden kann? Wo und bei wem muss der Antrag auf Einstellung eingereicht werden? Welche Unterlagen müssen dem Antrag beiliegen? Erklärung über persönliche und wirtschaftliche Verhältnisse Sonstige Erhebungsbögen, z.B. zur Arbeitssicherheit Sonstige Unterlagen, z.B. Ergebnis der medizinischen Untersuchung Welche weiteren Organe sind am Einstellungsprozess zu beteiligen? Betriebsrat / Personalrat / Mitarbeitervertretung Gleichstellungsbeauftragte(r) / Frauenbeauftragte(r) Schwerbehindertenvertretung Was geschieht, wenn die vorgeschlagene Person von der genehmigenden Stelle abgelehnt wird? Vorbereitungen zum Arbeitsvertrag Ist für die Beschäftigung der einzustellenden Person eine mündliche Übereinkunft ausreichend oder gibt es gesetzliche Regelungen, z.B. durch Tarifvertrag oder bei Befristung des Arbeitsverhältnisses, die einen schriftlichen Arbeitsvertrag erfordern? mündliche Übereinkunft ist ausreichend schriftlicher Arbeitsvertrag zur Entscheidung werden weitere Informationen benötigt Wo und bei wem können Sie sich rechtssicher und schnell informieren? Gibt es einen Standardarbeitsvertrag, der auch für die betreffende Position verwendet werden könnte? Inhaltliche Hinweise zu grundlegenden Punkten, die im Arbeitsvertrag festgelegt werden können, finden Sie in der Kurzcheckliste Arbeitsvertrag dieser Serie. Ist dieser Standardarbeitsvertrag ausreichend für die betreffende Stelle? Wie versichern Sie sich, dass der Arbeitsvertrag dem aktuellen Rechtsstand entspricht? Sind Verhandlungen mit der einzustellenden Person über einzelne Punkte des Arbeitsvertrags erforderlich? Wer führt die Verhandlungen zum Arbeitsvertrag mit der einzustellenden Person? Bis wann müssen die Vertragsverhandlungen abgeschlossen sein, damit der Arbeitsvertrag rechtzeitig vor dem Einstellungstermin unterschrieben werden kann? Bis wann muss der Arbeitsvertrag von beiden Seiten unterschrieben vorliegen? Welche Bestimmungen und gesetzlichen Regelungen müssen Sie bei Ausbildungsverträgen beachten, z.B. Einverständniserklärung der Eltern bei Minderjährigen, Beachtung der gesetzlichen Regelungen zum Jugendschutz, Anmeldung bei der Industrie- und Handelskammer? Worauf müssen Sie bei der Einstellung von Zeitarbeitern achten? Mit wem w
ird in diesem Fall der Vertrag geschlossen? Welche sonstigen tariflichen Bestimmungen und gesetzlichen Regelungen müssen beachtet werden? Entgelt Ist das Arbeitsentgelt festgelegt, das der zukünftige Mitarbeiter erhalten wird, oder wird darüber noch mit der betreffenden Person verhandelt? Entgelt ist festgelegt Auf welcher Basis (z.B. Tarifvertrag / Entgeltgruppe)? _ Auf welche Höhe? _ Euro monatlich pro Stunde auf andere Art, wie? _ Mit welchen weiteren Zuwendungen, z.B. Provisionen, Weihnachts-, Urlaubsgeld, übertarifliche Zulagen? Mit welchen weiteren Zuwendungen, z.B. Provisionen, Weihnachts-, Urlaubsgeld? Wer führt die Gehaltsverhandlungen mit der einzustellenden Person? Bis wann müssen die Gehaltsverhandlungen einvernehmlich abgeschlossen sein, damit die Einstellung erfolgen kann? Was geschieht, wenn die Gehaltsverhandlungen nicht einvernehmlich abgeschlossen werden? Was geschieht, wenn die Verhandlungen bezüglich des gesamten Arbeitsvertrages nicht zu einem einvernehmlichen Ergebnis führen, so dass die ausgewählte Person nicht oder nicht zu den geplanten Konditionen eingestellt werden kann? Vorbereitung der Gehaltsauszahlung Wird das Entgelt vom Unternehmen selbst ausgezahlt oder muss die Gehaltszahlung an anderer Stelle beantragt werden? Bis wann muss der Antrag auf Gehaltszahlung gestellt sein? Information der neu eingestellten Person vor Arbeitsbeginn Gibt es bestimmte Punkte, über die die neu einzustellende Person noch vor Arbeitsaufnahme informiert werden soll? Gibt es für die Betreuung neuer Mitarbeiter ein Patensystem im Unternehmen? Wer soll Pate des neuen Mitarbeiters werden? Information der Vorgesetzten und Mitarbeiter der neu eingestellten Person Wer informiert die Vorgesetzen, Kollegen und Kolleginnen der neu eingestellten Person über die Neueinstellung und das Datum des Arbeitsantritts des zukünftigen Mitarbeiters? Gibt es weitere Punkte, über die Vorgesetzen und Kollegen im Zusammenhang mit der Einstellung dieses neuen Mitarbeiters informiert werden sollten
