Kompetenzfeld Personal Organisation Checkliste Mitarbeiterbefragung Die vorliegende Checkliste unterstützt Sie dabei, eine Mitarbeiterbefragung von der Vorbereitung bis zur Einleitung der Maßnahmen zur Umsetzung der Ergebnisse gut konzipiert durchzuführen. Im Einzelnen geht es um folgende Punkte: Ziel der Mitarbeiterbefragung Themenbereiche, in denen durch die Erkenntnisse der Mitarbeiterbefragung Veränderungen angestrebt werden Fragestellungen Zielgruppe der Befragung Organisatorische Aspekte Bildung einer Projektgruppe Beteiligung der Unternehmensleitung, der Mitbestimmungsorgane, ggf. Externer sowie weiterer Schlüsselpersonen Anonymität Freiwilligkeit Erhebungsmethoden Wahl der Software Projektschritte Vorbereitung Durchführung Auswertung Folgeaufgaben Die Gründe für eine Unternehmensleitung, die Erhebung von Daten bei den Mitarbeitern eines Unternehmens zu veranlassen, sind vielfältig. Ebenso können unterschiedliche Ziele verfolgt werden. Welches Ziel soll mit der Mitarbeiterbefragung erreicht werden? Im Folgenden finden Sie einige Beispiele für mögliche Bereiche, für die durch Mitarbeiterbefragungen hilfreiche Erkenntnisse generiert werden können. Bitte ergänzen Sie die folgenden Fragen um situations- und unternehmensspezifische Aspekte. Zu welchen Themenbereichen sollen durch die Erkenntnisse der Mitarbeiterbefragung Veränderungen angestrebt werden? Themenbereiche Verbesserung des Betriebs- und Arbeitsklimas Verbesserung der Mitarbeiterzufriedenheit Verbesserungen von Produkten und Dienstleistungen Erschließbare Märkte und Marktsegmente Denkbare Innovationen und Forschungsgebiete Verbesserung der Kundenorientierung Optimierung von Prozessen oder Abläufen Steigerung von Effizienz und Produktivität Erheben von Mitarbeiterpotenzialen Verbesserung des Führungsverhaltens Stärkere Bindung von Mitarbeitern Erhöhung von Qualität oder Quantität Fortsetzung siehe Folgeseite Senkung von Kosten Senkung von Zeitaufwand Verbesserungen in der Unternehmenskommunikation Erheben von Einstellungen oder Werten zur Leitbilderstellung Vorbereitung einer Veränderung: Art und Umfang? Weitere Ziele: Welche Fragestellungen aus den Themenbereichen sollen mit Hilfe der Mitarbeiterbefragung geklärt werden? Welche Zielgruppen unter den Mitarbeitern sollen befragt werden? Gesamte Belegschaft Repräsentative Stichprobe Nur bestimmte Gruppen: Aus welchen Personen soll die für die Mitarbeiterbefragung verantwortliche Projektgruppe bestehen? Für die detaillierte Planung der einzelnen Projektschritte (Vorbereitung, Durchführung, Auswertung und Folgeaufgaben), der Aufgabenverteilung und der Terminierung verwenden Sie bitte die Übersichtstabellen ''Projektaufgaben und Zwischenziele'' am Ende dieser Checkliste. Bei welchen Projektschritten und Aufgaben wird die Unternehmensleitung beteiligt? Weitestgehende Beteiligung von Projektbeginn an bis zur Maßnahmenumsetzung Zu welchem Grad soll der Betriebsrat / Personalrat über das gesetzlich vorgeschriebene Maß hinaus beteiligt werden? Beteiligung gemäß der in § 87 BetrVG aufgeführten Mitbestimmungsrechte Mittlerer Beteiligungsgrad bei folgenden Projektschritten und Aufgaben: Weitestgehende Beteiligung von Projektbeginn an bis zur Maßnahmenumsetzung Als Mitglied der Projektgruppe Zu welchem Zeitpunkt werden weitere Schlüsselpersonen beteiligt? Weitestgehende Beteiligung von Projektbeginn an bis zur Maßnahmenumsetzung Werden Externe (Anteilseigner, Stakeholder, Berater, Meinungsforschungsinstitute oder andere Dienstleistende) beteiligt? Externer Projektbeteiligter Erstellung des Fragebogens / Leitfadens Vorstellung bei den Mitarbeitern Durchführung der Mitarbeiterbefragung Analyse, Auswertung Umsetzung von Maßnahmen Welche Form der Befragung ist sinnvoll? Standardisierter Fragebogen Teilstandardisierter Fragebogen Strukturiertes Interview, Gründe: Teilstrukturiertes Interview, Gründe: Wird Anonymität gewährleistet? Wie wird die Anonymität gewährleistet? Wird Freiwilligkeit für die Teilnahme an der Mitarbeiterbefragung bzw. für Beantwortung einzelner Fragen eingeräumt? Bei Online-Befragung: Welches Medium ist für die Online-Befragung vorgesehen? Wird für die Durchführung und Auswertung der Online-Befragung eine spezielle Software benötigt? Welche Software ist für die Online-Befragung vorgesehen? Bei Verwendung von Papierfragebögen oder Interviews: Mit Hilfe welcher Software wird die Auswertung erfolgen? Soll die Meinung einzelner Teilnehmer erhoben werden oder soll die Datenerhebung durch Gruppenarbeit bzw. Workshops (''Survey-Feedback'') erfolgen? Workshops, Gründe: In welcher Form soll die das Projekt begleitende Kommunikation (internes Marketing, Unternehmenskommunikation) stattfinden und wie sollen die Ergebnisse kommuniziert werden? Mehrfachantworten möglich. Wie wird sichergestellt, dass die Ergebnisse der Mitarbeiterbefragung zur Umsetzung konkreter Maßnahmen führen? Projektaufgaben und Zwischenziele 1. Vorbereitung Projektaufgab
e An dem Projekt ''Mitarbeiterbefragung'' beteiligte und zu beteiligende Personen bestimmen Ziele und Fragestellungen der Mitarbeiterbefragung mit Unternehmensleitung und zu beteiligenden Schlüsselpersonen abstimmen Projektaufgaben- und Zeitplanung für das Projekt ''Mitarbeiterbefragung'' erstellen Im Rahmen der Mitarbeiterbefragung zu befragende Mitarbeiter-Zielgruppen auswählen Festlegen der für die Online-Befragung zu verwendenden Software Festlegen der für die Auswertung zu verwendenden Software Meinungsbildung und Entscheidung über Anonymität und Freiwilligkeit Umfang der Mitarbeiterbefragung bestimmen (vom Mitarbeiter zu investierende Zeit, Anzahl der Fragen) Geeignete Methode (oder Methoden-Mix) für die Mitarbeiterbefragung bestimmen Formen und Inhalte der Informationen der Belegschaft über das Projekt festlegen Ausformulierung der zu stellenden Fragen Instruktionen und Hinweise für den Mitarbeiterfragebogen schreiben oder Schulung der Interviewer Ende der Vorbereitung Ausdrucken des Fragebogens für Pretest oder Online-Dateneingabemaske und Datenspeicherung für Pretest programmieren oder erwerben Pretest: Eignung des Questionnaires in der Praxis testen Auswertung des Pretests und Verbesserung des Questionnaires Endgültige Freigabe des Questionnaires Belegschaft über die Hintergründe und die Ziele der Mitarbeiterbefragung informieren Hinweise zur Teilnahme oder Einladung zu Workshops Roll Out: Fragebögen zusenden oder Link bzw. Intranetadresse und Zugangsdaten oder Interviews durchführen oder Workshops durchführen Ggf. Erinnerung an die Teilnehmer senden Der Belegschaft für die Teilnahme und die Beantwortung der Fragen danken Ende der Durchführung Mit Questionnaire ist der Papierfragebogen gemeint, ebenso wie der Online-Fragebogen oder der Leitfaden für das interview beziehungsweise für den Workshop. Auswertung und Analyse der erhobenen Daten Ableitung von möglichen Konsequenzen und Handlungsempfehlungen mit Alternativen Aufbereitung der Ergebnisse für die jeweiligen Adressatenkreise Präsentationen von Ergebnissen, möglichen Maßnahmen, Handlungsempfehlungen und Alternativen Die Belegschaft über Ergebnisse der Mitarbeiterbefragung und nun folgende Umsetzungsschritte informieren Ende der Auswertung
