Reisekosten

Reisekosten Inhalt 1 Allgemeines 4 Verpflegungsmehraufwand 2 Die erste Tätigkeitsstätte 4.1 Höhe der Pauschalen 2.1 Bedeutung 4.2 Dreimonatsfrist 2.2 Ortsfeste betriebliche Einrichtung 4.3 Kürzung der Pauschalen 2.3 Zuordnung durch den Arbeitgeber 5 Übernachtungskosten 2.4 Quantitative Zuordnungskriterien 6 Reisenebenkosten 2.5 Sammelpunkte und weiträumige Arbeitsgebiete 7 Arbeitgeber erstattet Reisekosten 3 Fahrtkosten 8 Gemischt veranlasste Reisen 3.1 Nutzung öffentlicher Beförderungsmittel 9 Was umsatzsteuerlich zu beachten ist 3.2 Nutzung des privaten Fahrzeugs 10 Reisekosten-ABC 11 Pauschbeträge für Verpflegungsmehr aufwand und Übernachtung ab 2023 1 Allgemeines 2 Die erste Tätigkeitsstätte Dieses Merkblatt gibt Ihnen einen Überblick über das 2.1 Bedeutung derzeit geltende Reisekostenrecht und behandelt ver schiedene steuerliche Aspekte Die erste Tätigkeitsstätte ist in der Regel der Ort, an dem Sie Ihre berufliche Tätigkeit üblicherweise haupt von der Abgrenzung einer privat veranlassten von sächlich ausüben. Alle Tätigkeiten, die zentral mit der einer dienstlich notwendigen Reise ersten Tätigkeitsstätte in Verbindung stehen, sind des über die aktuelle Behandlung von gemischten (d.h. halb keine Reisen im steuerlichen Sinn. Deshalb fallen privat und beruflich veranlassten) Aufwendungen Aufwendungen dafür auch nicht unter den Reisekos bis hin zu den Besonderheiten beim Frühstück im tenbegriff. Hotel. Für Sie als Erwerbstätiger ist es also steuerlich von äu Die hier dargestellten Regeln gelten grundsätzlich glei- ßerst hoher Bedeutung, ob und wo Sie eine erste Tä chermaßen für Arbeitnehmer wie Selbständige (Un- tigkeitsstätte im Sinne des Einkommensteuergesetzes ternehmer, Freiberufler, Landwirte), wobei Letztere statt (EStG) begründen. Denn für berufliche Arbeiten an Ih Werbungskosten für ihre Geschäftsreisen Betriebs- rer ersten Tätigkeitsstätte können Sie keine Reise ausgaben absetzen. kosten wie etwa Verpflegungsmehraufwendungen oder Fahrtkosten in der Steuererklärung geltend machen Zu den Reisekosten zählen die folgenden Aufwendun (bzw. sich steuerfrei vom Arbeitgeber erstatten lassen). gen, wenn diese durch eine beruflich zumindest mitver anlasste Auswärtstätigkeit des Arbeitnehmers oder Vielmehr können Sie die Fahrtkosten von der Wohnung Selbständigen entstehen: zur ersten Tätigkeitsstätte nur in Höhe der Entfernungspauschale abziehen (0,30 Euro pro Entfernungs Fahrtkosten kilometer bis zum 20. Kilometer, vom 01.01.2021 bis Verpflegungsmehraufwand 31.12.2021: 0,35 Euro ab dem 21. Kilometer, vom Übernachtungskosten 01.01.2022 bis 31.12.2026: 0,38 Euro ab dem 21. Kilome Reisenebenkosten ter). Sofern Sie einen Dienstwagen für die Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte nutzen, müssen Sie hierfür zu Eine Auswärtstätigkeit liegt dann vor, wenn ein Ar- dem einen sogenannten geldwerten Vorteil versteu beitnehmer oder Selbständiger vorübergehend außer- ern. halb seiner Wohnung und an keiner ersten Tätigkeits stätte beruflich tätig wird. Bei einer solchen beruflich Wer beruflich außerhalb seiner ersten Tätigkeitsstätte (mit-)veranlassten Auswärtstätigkeit können Sie viele tätig wird, geht regelmäßig einer steuerlich anzuerken Kosten in der Steuererklärung abrechnen. nenden Auswärtstätigkeit nach. Reisekosten können auch dann als Werbungskosten Beispiel oder Betriebsausgaben absetzbar sein, wenn eine Rei- Ein Arbeitnehmer verlässt morgens seine Wohnung und se neben beruflichen auch (abgrenzbare) private Tätig- fährt statt zu seiner ersten Tätigkeitsstätte zu einem Kun keiten umfasst. Wird zum Beispiel ein Urlaub mit dienst- den, um wichtige Vertragsverhandlungen zu führen. lichen Terminen verbunden oder werden an einen Fachkongress ein paar freie Tage zur Erholung ange- Lösung hängt, lassen sich die Kosten für die An- und Abreise Der Arbeitnehmer wird außerhalb seiner Wohnung und sei zumindest anteilig steuerlich geltend machen. ner ersten Tätigkeitsstätte tätig. Infolgedessen geht er einer Auswärtstätigkeit nach, so dass er Reisekosten als Wer Hinweis bungskosten abrechnen kann (bzw. sich steuerfrei vom Ar Bei einer Auswärtstätigkeit besteht grundsätzlich gesetzli- beitgeber erstatten lassen kann). cher Unfallversicherungsschutz durch die Berufsgenossen Ein Arbeitnehmer kann pro Dienstverhältnis nur maxi schaften. Die Versicherungsprämien gehören nicht zum Ar beitslohn des Arbeitnehmers, wenn der Arbeitgeber allein mal eine erste Tätigkeitsstätte haben. aus dem Vertrag berechtigt ist. Sämtliche Bar- oder Sach- Hinweis leistungen aus der gesetzlichen Unfallversicherung sind Steuerlich günstig ist es, wenn Sie gar keine erste Tätig steuerfrei. keitsstätte im steuerlichen Sinne begründen oder wenn Sie Versicherungsschutz besteht allerdings nicht rund um die häufig außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte beruflich tätig Uhr. Versichert sind vielmehr lediglich solche Tätigkeiten, sind, denn dann liegt be

i Ihren Arbeitseinsätzen in der Re die mit dem Beschäftigungsverhältnis rechtlich wesentlich gel eine Auswärtstätigkeit (mit der entsprechenden steuerli zusammenhängen. chen Absetzungsmöglichkeit) vor. 2.2 Ortsfeste betriebliche Einrichtung Lösung Eine erste Tätigkeitsstätte kann nur eine ortsfeste be- Das Finanzamt erkennt die Betriebsstätte in München nicht triebliche Einrichtung sein (z.B. ein Büro oder eine als erste Tätigkeitsstätte an, da der Arbeitnehmer dort über Werkstatt). haupt nicht tätig ist. Die Zuordnung des Arbeitgebers auf dem Papier hat somit keine steuerliche Bedeutung. Diese muss zudem unterhalten werden Für die Zuordnung zu einer Tätigkeitsstätte ist es aber vom Arbeitgeber, nicht erforderlich, dass der qualitative Tätigkeits von einem verbundenen Unternehmen (z.B. einer schwerpunkt des Arbeitnehmers an dem zugeord Tochtergesellschaft) oder neten Ort liegt. von einem vom Arbeitgeber bestimmten Dritten Damit die dienst- und arbeitsrechtliche Zuordnung des (etwa einem Kunden oder Entleiher). Arbeitnehmers vom Finanzamt anerkannt wird, sollte Hinweis sie eindeutig dokumentiert werden. Insbesondere fol Fahrzeuge, Flugzeuge und Schiffe sind keine ersten Tätig- gende Nachweise erkennen die Finanzämter an: keitsstätten. Das gilt auch für das häusliche Arbeitszimmer Regelungen im Arbeits- oder Tarifvertrag des Arbeitnehmers (Homeoffice). Protokollnotizen Hingegen werten die Finanzämter auch Baucontainer auf dienstrechtliche Verfügungen einer Großbaustelle, die längerfristig mit dem Erdreich Einsatzpläne verbunden sind (z.B. Baubüros), als ortsfeste betriebliche Einrichtung. Reiserichtlinien 2.3 Zuordnung durch den Arbeitgeber Reisekostenabrechnungen Organigramme des Arbeitgebers Ob Sie eine erste Tätigkeitsstätte haben, richtet sich primär nach den dienst- oder arbeitsrechtlichen Fest- Auf eine Zuordnung des Arbeitnehmers zu einer be legungen Ihres Arbeitgebers: Ortsfeste betriebliche stimmten Tätigkeitsstätte können die Finanzämter auch Einrichtungen werden zur ersten Tätigkeitsstätte, wenn daraus schließen, dass der Arbeitgeber Sie als Arbeitnehmer diesen dauerhaft zugeordnet dem Arbeitnehmer für dortige Einsätze keine Rei wurden. Neben dienst- oder arbeitsrechtlichen Festle- sekosten gezahlt hat oder gungen des Arbeitgebers prüfen Finanzämter auch an bei Dienstwagennutzung des Arbeitnehmers für hand ergänzender Absprachen und Weisungen, ob dessen Fahrten dorthin geldwerte Vorteile be eine solche Zuordnung vorliegt. steuert hat. 2.3.1 Dienst- und arbeitsrechtliche Zuordnung Hinweis Arbeitgeber können relativ frei bestimmen, welchen Ort Die Entscheidung, ob bzw. wo ein Arbeitgeber die erste sie dem Arbeitnehmer als erste Tätigkeitsstätte zuord Tätigkeitsstätte des Arbeitnehmers dienst- oder arbeits nen. Allerdings darf diese Zuordnung nicht völlig los rechtlich festlegt, kann durchaus von steuerstrategischen gelöst vom beabsichtigten Einsatzort des Arbeitneh Überlegungen geleitet sein. Als Arbeitgeber sollten Sie mers sein. Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) einzelfallabhängig - und am besten zusammen mit uns - setzt für die steuerliche Anerkennung der arbeitgeber überprüfen, ob bzw. in welchem Fall eine Zuordnungsent seitigen Zuordnung voraus, dass der Arbeitnehmer an scheidung überhaupt steuerlich sinnvoll für Ihre Arbeitneh dem zugeordneten Ort zumindest in ganz geringem mer ist. Trifft ein Arbeitgeber keine Zuordnungsentschei Umfang tätig ist (z.B. indem er dort Auftragsbestäti dung, wird die erste Tätigkeitsstätte nach sogenannten gungen abholt). quantitativen Kriterien des EStG bestimmt (siehe Punkt 2.4). Ein berufliches Tätigwerden in ganz geringem Umfang 2.3.2 Dauerhaftigkeit der Zuordnung ist nicht gegeben, wenn der Arbeitnehmer an den zu geordneten Ort lediglich Krank- oder Urlaubsmeldungen Allein die Tatsache, dass ein Arbeitnehmer einer be per Post oder durch Dritte (z.B. Familienangehörige) stimmten Tätigkeitstätte zugeordnet wurde, genügt je zustellt, denn Voraussetzung ist das persönliche Er- doch noch nicht zur Annahme einer ersten Tätigkeits scheinen des Arbeitnehmers vor Ort. stätte. Es muss hinzukommen, dass diese Zuordnung auch dauerhaft vorgenommen wurde. Davon geht das Beispiel Finanzamt insbesondere aus, wenn der Arbeitnehmer Ein Arbeitgeber ordnet einem Arbeitnehmer eine Betriebs- unbefristet, stätte in München zu. Tatsächlich werden dort aber nur die für die komplette Dauer des (unbefristeten oder Personalakten des Arbeitnehmers geführt, ausschließlich befristeten) Dienstverhältnisses oder tätig wird dieser in einer Betriebsstätte in Augsburg. über einen Zeitraum von mehr als 48 Monaten Beispiel 1 an der entsprechenden Tätigkeitsstätte tätig werden soll. Ein Monteur wurde von seinem Arbeitgeber keiner betrieb Beispiel lichen Einrichtung zugeordnet. Er holt aber täglich sein Ar beitsgerät auf dem Firmengelände ab. Ein Architekt wurde befristet angestellt. Für die gesamte Dau

er des Arbeitsverhältnisses hat ihn sein Arbeitgeber ei- Lösung nem bestimmten Tätigkeitsort zugeordnet. Der Arbeitnehmer sucht den Ort zwar arbeitstäglich auf, hat Lösung dort aber nach quantitativen Kriterien keine erste Tätigkeits stätte, weil er dort nicht seinem eigentlichen Beruf nach Da der Architekt für die gesamte Dauer seines befristeten geht, sondern nur vorbereitende Tätigkeiten ausübt. Dienstverhältnisses einem Ort zugeordnet worden ist, hat er dort seine erste Tätigkeitsstätte. Beispiel 2 Ein Busfahrer muss seinen Bus bei Arbeitsbeginn stets an Hinweis wechselnden Stellen im Stadtgebiet aufnehmen, mindes Die Finanzverwaltung geht bei einer sogenannten Ketten- tens einmal die Woche ist er in der Geschäftsstelle seines abordnung nicht von einer dauerhaften Zuordnung zu ei- Verkehrsbetriebs, um dort seine Kasse abzurechnen. ner Tätigkeitsstätte aus, wenn die einzelne Abordnung je- Lösung weils einen Zeitraum von höchstens 48 Monaten umfasst. Damit können Arbeitgeber und Arbeitnehmer das Entste- Die Geschäftsstelle kann nach quantitativen Kriterien hen einer ersten Tätigkeitsstätte vermeiden, wenn sie nicht zur ersten Tätigkeitsstätte werden, da der Busfahrer bei einer über einen Zeitraum von 48 Monaten hinaus ge- dort nicht seine eigentlichen beruflichen Tätigkeiten ausübt. planten Tätigkeit eine Kettenabordnung nutzen. Die Abord- Achtung: Sein Arbeitgeber kann ihn aber arbeitsrechtlich nung des Arbeitnehmers durch den Arbeitgeber wird auf der Geschäftsstelle zuordnen, so dass seine erste Tätig 48 Monate befristet. Falls der Arbeitnehmer auch nach keitsstätte dann dort zu verorten ist. Ablauf dieser Frist weiterhin an diesem Ort tätig werden Wenn Arbeitnehmer an mehreren Orten tätig sind, die soll, wird er erneut auf maximal 48 Monate befristet ab- alle die quantitativen Kriterien erfüllen - etwa bei geordnet. Einsatz an zwei Orten mit jeweils zwei bzw. drei vollen Arbeitstagen je Woche -, kann der Arbeitgeber einen 2.4 Quantitative Zuordnungskriterien Ort als erste Tätigkeitsstätte bestimmen. Tut er das Sofern der Arbeitgeber eine Tätigkeitsstätte nicht nicht, gilt derjenige Einsatzort als erste Tätigkeitsstätte, dienst- oder arbeitsrechtlich festgelegt hat oder die Zu- der der Wohnung des Arbeitnehmers am nächsten liegt. ordnung nicht eindeutig ist, zündet das EStG die Hinweis nächste Prüfungsstufe: Dann müssen die Finanzäm ter anhand des zeitlichen Umfangs der Arbeitseinsät- Diese gesetzliche Regelung ist durchaus arbeitnehmer ze des Arbeitnehmers - also anhand quantitativer Krite- freundlich, denn die Fahrten zu den weiter entfernt liegen rien - prüfen, ob eine erste Tätigkeitsstätte vorliegt. den Einsatzorten kann der Arbeitnehmer dann nach Reise kostengrundsätzen (0,30 Euro pro gefahrenem Kilometer, ge Das Gesetz bestimmt, dass eine erste Tätigkeitsstätte gebenenfalls mit Verpflegungsmehraufwand) abrechnen. in diesem Fall an dem Ort anzunehmen ist, an dem der Daher kann es sich lohnen, wenn der Arbeitgeber keine Arbeitnehmer Bestimmung zur ersten Tätigkeitsstätte trifft. typischerweise arbeitstäglich, 2.5 Sammelpunkte und weiträumige je Arbeitswoche zwei volle Arbeitstage oder Arbeitsgebiete je Arbeitswoche mindestens ein Drittel seiner ver einbarten regelmäßigen Arbeitszeit Wenn Arbeitnehmer weder durch arbeitgeberseitige Zuordnung (Punkt 2.3) noch nach quantitativen Krite tätig werden soll. rien (Punkt 2.4) eine erste Tätigkeitsstätte begründen, Diese an der Arbeitsdauer ausgerichtete Betrachtung bedeutet dies jedoch noch nicht zwangsläufig, dass sie setzt ebenfalls einen dauerhaften Einsatz voraus. Zu- stets sämtliche berufliche Fahrten nach Reisekosten dem ist hier erforderlich, dass der Arbeitnehmer an den grundsätzen abrechnen dürfen. Einsatzorten auch seine eigentlichen beruflichen Tä- Sucht ein Arbeitnehmer auf Weisung seines Arbeitge tigkeiten ausübt. So ist eine Arbeitsstätte gemäß quan- bers arbeitstäglich einen sogenannten Sammelpunkt titativer Zuordnungskriterien unter Umständen keine auf (wie etwa ein Busdepot, einen Fährhafen oder ei erste Tätigkeitsstätte, obwohl der Arbeitnehmer dort nen Treffpunkt für einen betrieblichen Sammeltrans typischerweise arbeitstäglich tätig wird. port), so dürfen seine Fahrten von der Wohnung zum Sammelpunkt nur mit der Entfernungspauschale ab gerechnet werden - obwohl keine erste Tätigkeitsstätte Hinweis vorliegt. Denn laut Gesetz werden solche Fahrten wie Das BMF hat allerdings ausdrücklich erklärt, dass Schorn Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte behandelt. steinfeger und mobile Pflegekräfte, die verschiedene Hinweis Personen zuhause betreuen, ebenso wie Bezirksleiter und Vertriebsmitarbeiter, die verschiedene Niederlassungen Treffen sich Arbeitnehmer an einem privat organisierten betreuen, nicht von der Fahrtkostenkappung bei weiträumi Ort, um von dort eine Fahrgemeinschaft zu bilden, so ist gen Tätigkeitsgebieten betroffen sind. Das heißt: Sie kön die

ser Ort kein Sammelpunkt im Sinne des Steuerrechts. nen ihre Fahrtkosten weiterhin nach Reisekostengrund Denn in diesem Fall hat der Arbeitgeber diesen Ort nicht sätzen abrechnen (auch die Anfahrten zu ihrem Gebiet). bestimmt, so dass die Fahrten dorthin nach Reisekosten grundsätzen abgerechnet werden dürfen. 3 Fahrtkosten Die gute Nachricht für Arbeitnehmer: Die Sammelpunkt- Unter absetzbaren Fahrtkosten versteht man im steuer regelung schränkt nur den Abzug der Fahrtkosten ein. lichen Reisekostenrecht die tatsächlichen Aufwen Für andere Kostenarten liegt weiterhin eine berufli- dungen, die dem Arbeitnehmer durch die persönliche che Auswärtstätigkeit vor, so dass Arbeitnehmern Benutzung eines Beförderungsmittels entstehen. Es auch bei Sammelpunkten Verpflegungsmehraufwen- können aber stattdessen auch pauschale Kilometer dungen und Übernachtungskosten absetzen können. sätze zum Abzug kommen. Ähnlich sieht es beim Selb Beispiel ständigen aus, der Betriebsausgaben für seine Ge schäftsreisen geltend macht. Dabei werden die folgen Ein Busfahrer muss arbeitstäglich 20 km von seiner Woh- den beiden Arten von Beförderungsmitteln unter nung zu einem Busdepot fahren, um dort seinen Bus abzu- schieden. holen. Er verlässt die Wohnung morgens um 6 Uhr und kehrt um 16 Uhr zurück. 3.1 Nutzung öffentlicher Beförderungs Lösung mittel Benutzen Sie ein öffentliches Beförderungsmittel (z.B. Die Fahrten zum Depot dürfen nur mit der Entfernungs Bahn oder Taxi) bei einer Auswärtstätigkeit, dann ist pauschale von 0,30 Euro pro Entfernungskilometer, somit mit der entrichtete Fahrpreis absetzbar. Wurden Zu 9 Euro täglich als Werbungskosten abgerechnet werden. schläge gezahlt, so sind diese ebenfalls anzusetzen. Gleichwohl darf der Arbeitnehmer pro Tag einen Verpfle gungsmehraufwand von 14 Euro geltend machen, da er sich 3.2 Nutzung des privaten Fahrzeugs mehr als acht Stunden außerhalb seiner ersten Tätigkeits Nutzen Sie Ihr privates Fahrzeug bei einer beruflich stätte aufhält. veranlassten Auswärtstätigkeit, können Sie einen Kos Hinweis tenabzug nach den folgenden beiden Varianten vor nehmen. Auch ein Zugbegleiter, der arbeitstäglich am Betriebssitz des Arbeitgebers Unterlagen entgegennimmt und nach 3.2.1 Tatsächliche Kosten Dienstende dort die während des Zugbetriebs erwirtschaf- Sie können die tatsächlichen Kosten abziehen. Dabei teten Einnahmen einzahlt, begründet am Betriebssitz einen müssen Sie den Teilbetrag der jährlichen Gesamtkos Sammelpunkt. Dies hat das Finanzgericht Rheinland-Pfalz ten des Fahrzeugs ansetzen, der dem Anteil der zu be in einem Urteil aus dem Jahr 2016 entschieden. Demnach rücksichtigenden (beruflichen) Fahrten an der Jahres kann er die Fahrten vom Wohnort zum Sammelpunkt nur fahrleistung entspricht. im Rahmen der Entfernungspauschale abrechnen. Zunächst ermittelt werden müssen somit Wie Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte behandelt wer- die Gesamtkosten des Fahrzeugs, den auch Fahrten zu weiträumigen Tätigkeitsgebie ten (wie etwa ein Forstbezirk), die der Arbeitnehmer auf die Jahresfahrleistung und Weisung seines Arbeitgebers zur Aufnahme seiner Tä- die beruflich gefahrenen Kilometer. tigkeit typischerweise arbeitstäglich aufsuchen muss. Zu den Gesamtkosten eines Fahrzeugs zählen dabei Von dieser Regelung sind insbesondere Hafen- und die Benzin- bzw. Dieselkosten, Forstarbeiter oder Zusteller betroffen. Der Abzug von Verpflegungspauschalen und Übernachtungskos- die Wartungs- und Reparaturkosten, ten bleibt allerdings auch in diesen Fällen erlaubt. die Kosten einer Garage am Wohnort, Auch dürfen die Fahrten innerhalb des weiträumigen die Kfz-Steuer, Arbeitsgebiets weiterhin nach Reisekostengrundsät Aufwendungen für die Halterhaftpflicht- und Fahr zen (mit 0,30 Euro pro gefahrenem Kilometer, 0,35 Euro ab zeugversicherungen, dem 21. Kilometer) steuerlich abgesetzt werden. die Abschreibungen sowie Hinweis Zinsen für ein Darlehen, das für die Anschaffung Die als Reisekosten erfassten Fahrtkosten können Sie nur des Pkw aufgenommen wurde. als Werbungskosten abziehen, soweit sie Ihnen nicht vom Hinweis Arbeitgeber steuerfrei erstattet worden sind. Bei geleasten Kfz gehört auch eine Leasingsonderzah- Die pauschalen Kilometersätze gelten unvermindert lung im Kalenderjahr der Zahlung in voller Höhe zu den auch dann, wenn der Arbeitnehmer keine eigene Gesamtkosten. Für Abschreibungen ist im Regelfall eine Fahrzeugvollversicherung, sondern der Arbeitgeber Nutzungsdauer von sechs Jahren zugrunde zu legen. eine Dienstreisekaskoversicherung für ein Kfz des Ar beitnehmers abgeschlossen hat. Die Prämienzahlung Beispiel des Arbeitgebers an die Dienstreisekaskoversicherung Ein Arbeitnehmer hat zum Anfang des Jahres einen Neu- führt auch nicht zum Lohnzufluss beim Arbeitnehmer. wagen angeschafft. Der Bruttokaufpreis beträgt 24.000 Euro. 4 Verpflegungsmehraufwand Lösung Verpflegungskosten während Auswärtstätigkeiten Bei einer angenommenen Nutzungs

dauer von sechs Jah- - sogenannte Verpflegungsmehraufwendungen - kön ren ergibt sich eine jährliche Abschreibung von 4.000 Euro, die nen Sie nur in Höhe von Pauschalen geltend machen, in die Gesamtkosten des Fahrzeugs einfließt. die tatsächlichen Kosten können Sie leider nicht anset Demgegenüber nicht zu den Gesamtkosten gehören zen. Kosten infolge von Verkehrsunfällen, Hinweis Park- und Straßenbenutzungsgebühren, Diese Pauschalen können Sie als Arbeitnehmer entweder als Werbungskosten abziehen oder sich vom Arbeitgeber Aufwendungen für Insassen- und Unfallversicherun gen sowie steuerfrei erstatten lassen. Verwarnungs-, Ordnungs- und Bußgelder. 4.1 Höhe der Pauschalen Bezüglich der abziehbaren Pauschbeträge für Verpfle Hinweis gungsmehraufwendungen wird zwischen eintägiger und Die mühevolle Berechnung der tatsächlichen Fahrzeugauf- mehrtägiger Auswärtstätigkeit unterschieden. wendungen anstatt des Ansatzes von Kilometerpauschalen 4.1.1 Eintägige Auswärtstätigkeit (siehe Punkt 3.2.2) lohnt sich insbesondere bei einem kos tenintensiven Fahrzeug (hoher Kaufpreis und hohe Un- Für eine eintägige Auswärtstätigkeit im Inland ohne terhaltungsaufwendungen). Übernachtung, bei der ein Arbeitnehmer mehr als acht Stunden von seiner Wohnung und seiner ersten Tätig 3.2.2 Pauschale Kilometersätze keitsstätte abwesend ist, steht ihm eine Pauschale von Statt die anteiligen tatsächlichen Kosten abzuziehen, 14 Euro zu. können Sie auch pauschale Kilometersätze ansetzen, Beispiel und zwar pro gefahrenem Kilometer Ein Arbeitnehmer ist an zehn Tagen von 8 Uhr bis 18 Uhr 0,30 Euro bei einem Pkw und auswärts beruflich tätig. 0,20 Euro bei anderen motorbetriebenen Fahrzeugen. Lösung Beispiel Da er mehr als acht Stunden unterwegs ist, kann er Wer Ein Arbeitnehmer ist an fünf Tagen auswärtig (außerhalb bungskosten wie folgt ansetzen: seiner Wohnung und ersten Tätigkeitsstätte) tätig. Die Ent fernung zu seinem auswärtigen Arbeitsort beträgt 20 km. Er 10 Tage 14 Euro 140 Euro nutzt seinen privaten Pkw. Auch bei Auswärtstätigkeiten, die über Nacht (also Lösung über zwei Kalendertage verteilt) ausgeübt werden, kann die 14-Euro-Pauschale zum Zug kommen. Die auf die bei Er kann seine Fahrtkosten für Hin- und Rückfahrt wie folgt den Tage entfallenden Abwesenheitszeiten können als Werbungskosten geltend machen: dabei zusammengerechnet werden. 5 Tage 0,30 Euro 20 km 2 60 Euro Beispiel Neben den Kilometersätzen können auch etwaige au- Ein Kurierfahrer ist über Nacht von 20 Uhr bis 5.30 Uhr am ßergewöhnliche Kosten angesetzt werden, wenn die- Folgetag beruflich unterwegs. Seine Wohnung verlässt er se durch Fahrten entstanden sind, für die Kilometer- bereits um 19.30 Uhr, um 6 Uhr morgens kehrt er dorthin pauschalen angesetzt werden. zurück. Eine erste Tätigkeitsstätte liegt nicht vor. Seine Abwesenheitszeiten werden für den zweiten Kalen- Ein Arbeitnehmer soll für seinen Arbeitgeber einen neuen dertag berücksichtigt, weil an diesem Tag der zeitlich Standort in Norddeutschland aufbauen. Hierzu begibt er überwiegende Teil der Auswärtstätigkeit liegt. Da er sich zunächst für zwei Monate nach Flensburg (auswärtige aufgrund der Zusammenrechnung der Abwesenheitszeiten Tätigkeit), macht dann einen vierwöchigen Urlaub und setzt insgesamt mehr als acht Stunden tätig war, kann er eine danach seine Arbeit für weitere drei Monate in Flensburg Verpflegungspauschale von 14 Euro abziehen. fort. 4.1.2 Mehrtätige Auswärtstätigkeit Lösung Für An- und Abreisetage einer mehrtägigen auswärti- Da der Urlaub für eine mindestens vierwöchige Unterbre gen Tätigkeit (im Inland) mit Übernachtung außerhalb chung sorgt, kann der Arbeitnehmer für insgesamt fünf der Wohnung kann der Arbeitnehmer (ohne Prüfung ei- Monate Verpflegungsmehraufwendungen abziehen. ner Mindestabwesenheitszeit) jeweils eine Pauschale Die Dreimonatsfrist beginnt nicht, solange die beruf von jeweils 14 Euro ansetzen. Unerheblich ist dabei, ob er liche Auswärtstätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte nur die Reise von der Wohnung, der ersten Tätigkeitsstätte an maximal zwei Tagen pro Woche ausgeübt wird. oder einem anderen Einsatzort aus antritt. Somit können Verpflegungsmehraufwendungen in die Für die Kalendertage der auswärtigen beruflichen Tä- sen Fällen ohne zeitliche Begrenzung vom Arbeit tigkeit, an denen der Arbeitnehmer 24 Stunden von nehmer abgezogen werden - obwohl monatelang im seiner Wohnung und seiner ersten Tätigkeitsstätte ab- mer dieselbe auswärtige Tätigkeitsstätte aufgesucht wesend ist (sog. Zwischentage), steht ihm eine Pau- wird. schale von 28 Euro zu. Hinweis Beispiel Der Wegfall der Pauschalen nach drei Monaten gilt zudem Ein Arbeitnehmer nimmt für seine Firma an einer zweitägi- auch dann nicht, wenn der Arbeitnehmer in Fahrzeugen, gen Messe teil. Er reist am Vortag an, betreut beide Tage Flugzeugen oder auf Schiffen tätig ist. den Messestand und reist am darauffolge

nden Tag zurück. 4.3 Kürzung der Pauschalen Lösung Wird dem Arbeitnehmer - vom Arbeitgeber oder auf Für den An- und Abreisetag kann er jeweils 14 Euro geltend dessen Veranlassung von einem Dritten - während ei machen. Dabei ist unerheblich, wann er an diesen Tagen ner Auswärtstätigkeit eine Mahlzeit zur Verfügung ge von der Wohnung losgefahren bzw. wieder dorthin zurück- stellt, müssen dessen Verpflegungspauschalen vor An gekehrt ist. Für die zwei Zwischentage stehen ihm jeweils setzung gekürzt werden, und zwar um 28 Euro zu, so dass er Verpflegungsmehraufwendungen in Höhe von insgesamt 84 Euro geltend machen kann. 20% der maßgebenden Verpflegungspauschale für eine 24-stündige Abwesenheit bei einem Frühstück und Hinweis jeweils 40% der maßgebenden Verpflegungspau Die Finanzverwaltung geht davon aus, dass eine mehrtägi- schale für eine 24-stündige Abwesenheit bei einem ge auswärtige Tätigkeit mit Übernachtung auch dann vor- Mittag- oder Abendessen. liegt, wenn die berufliche Auswärtstätigkeit über Nacht ausgeübt wird und sich daran eine Übernachtung am Tag Da die Tagespauschale im Inland bei 28 Euro liegt, muss sowie eine weitere Tätigkeit über Nacht anschließt. Uner- bei inländischen Auswärtstätigkeiten somit eine Kür heblich ist auch, ob für die Übernachtung tatsächlich zung um 5,60 Euro für ein Frühstück und jeweils 11,20 Euro Übernachtungskosten anfallen (was z.B. beim Schlafen für ein Mittag- oder Abendessen erfolgen. im Bus oder Lkw nicht der Fall ist). Hinweis 4.2 Dreimonatsfrist Diese Kürzung erfolgt jedoch maximal bis auf 0 Euro. Es kön Bei einer längerfristigen beruflichen Auswärtstätigkeit nen somit keine negativen Verpflegungsmehraufwendun an derselben Tätigkeitsstätte ist der Ansatz von Verpfle- gen entstehen (z.B. bei Vollverpflegung durch den Arbeit gungsmehraufwendungen auf die ersten drei Monate geber und einer eintägigen Auswärtstätigkeit). beschränkt. Danach können Pauschalen weder abge- Die Finanzverwaltung hat klargestellt, dass auch ein zogen noch steuerfrei vom Arbeitgeber erstattet werden. vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellter Imbiss, der Die Frist läuft jedoch erneut an, wenn die längerfristige während einer auswärtigen Tätigkeit gereicht wird, eine berufliche Auswärtstätigkeit für mindestens vier Wo- Mahlzeit sein und damit zur Kürzung der Verpfle chen unterbrochen wird. Der Grund für diese Unterbre- gungspauschale führen kann. Dies gilt aber nur dann, chung ist hierbei steuerlich nicht relevant. wenn dieser Imbiss von seinem Umfang her tatsächlich einer üblichen Mahlzeit entspricht. Der Maßstab für die Nebenleistungen, ohne dass der Preis für die Verpfle Einordnung ist dabei, ob der Imbiss eine Mahlzeit er- gung erkennbar ist, so ist die vorangehende Kürzung setzt. Als Mahlzeiten gelten dabei Frühstück, Mittag- für die Mahlzeiten ebenfalls auf den Sammelposten für und Abendessen. So handelt es sich etwa bei Kuchen, Nebenleistungen anzuwenden. Der verbleibende Teil der anlässlich eines Nachmittagskaffees gereicht wird, des Sammelpostens kann gegebenenfalls als Reise nicht um einen Ersatz einer der genannten Mahlzeiten. nebenkosten berücksichtigt werden (siehe Punkt 6). Auch Snacks, die auf Kurzstreckenflügen im Ticket Hinweis preis enthalten sind, wie zum Beispiel Chips, Salzge bäck, Schokowaffeln oder Müsliriegel, gelten nicht als Der Umsatzsteuersatz für Beherbergungsleistungen liegt eine vollwertige Mahlzeit. Konsequenz: Die Verpfle- bei 7%. Die Kosten für das Frühstück unterliegen hingegen gungspauschale muss nicht gekürzt werden. dem Regelsteuersatz von 19%. 5 Übernachtungskosten 6 Reisenebenkosten Übernachtungskosten sind ebenfalls als Reisekosten Als abziehbare Reisenebenkosten kommen etwa die abziehbar. Hierbei müssen Sie allerdings Folgendes folgenden Aufwendungen in Betracht: beachten. Beförderung und Aufbewahrung des Gepäcks Als Werbungskosten abziehbar sind die tatsächli- Kosten einer Reisegepäckversicherung chen Übernachtungskosten, sofern der Arbeitgeber Kosten für Garagen und Parkplätze dem Arbeitnehmer die Kosten nicht steuerfrei erstattet hat. Übernachtungspauschalen sind nicht abziehbar. Telefongebühren und Porto Der Aufwand für ein Hotel muss durch Belege nachge- Mautgebühren wiesen werden. Trinkgelder Der Arbeitgeber darf bei Inlandsreisen entweder die Wertverluste bei Diebstahl des für die Reise not nachgewiesenen Übernachtungskosten steuerfrei an wendigen persönlichen Gepäcks (nicht abziehbar den Arbeitnehmer erstatten oder ohne Einzelnachweis sind aber der Verlust von Geld und Schmuck) einen Pauschbetrag von 20 Euro. Für Übernachtungen im Schadenersatzleistungen infolge von Verkehrsunfäl Ausland kann er die Übernachtungskosten (ohne len Nachweis der tatsächlichen Aufwendungen) mit be stimmten vom BMF festgelegten Pauschbeträgen steu- Dagegen liegen keine Reisenebenkosten vor bei erfrei erstatten (siehe Punkt 11). spielsweise bei den Aufwendungen

für Bei längerfristigen beruflichen Auswärtstätigkeiten private Ferngespräche, an derselben inländischen Tätigkeitsstätte darf der Ar- Massagen, beitnehmer nach Ablauf von 48 Monaten nur noch Minibar- und Pay-TV-Nutzung. Unterkunftskosten bis maximal 1.000 Euro pro Monat als Werbungskosten abziehen bzw. vom Arbeitgeber steu- Hinweis erfrei erstattet bekommen. Reisenebenkosten kann der Arbeitgeber steuerfrei nur in Hinweis Höhe der tatsächlich angefallenen Aufwendungen er statten. Dazu muss ihm der Arbeitnehmer Unterlagen vor Diese Kappung gilt jedoch nur für inländische Übernach- legen, aus denen sich die tatsächlichen Aufwendungen er tungen. geben. Aus Hotelrechnungen müssen Sie die Kosten für 7 Arbeitgeber erstattet Frühstück sowie Mittag- und Abendessen heraus rechnen. Werden diese Kosten in der Rechnung nicht Reisekosten separat ausgewiesen, sind bei einer Auswärtstätigkeit Oftmals trägt der Arbeitgeber beruflich veranlasste Rei mit einer Abwesenheitsdauer von mindestens 24 Stun- sekosten, anstatt seine Belegschaft mit diesen zu be den im Inland pro Übernachtung für ein Frühstück 20% lasten. Derartige Aufwendungen kann er auf drei ver und für ein Mittag- oder Abendessen jeweils 40% des schiedenen Wegen erstatten. am Unterkunftsort maßgebenden Pauschbetrags für Ersetzt der Arbeitgeber die als Werbungskosten Verpflegungsmehraufwendungen abzuziehen. Damit abziehbaren Reiseaufwendungen, ist der erstattete ergeben sich folgende Kürzungsbeträge im Inland: Betrag kein steuerpflichtiger Arbeitslohn und un 5,60 Euro für ein Frühstück, terliegt auch nicht der Sozialversicherung. Zahlt der Arbeitgeber weniger, kann der Arbeitnehmer den 11,20 Euro für ein Mittag- oder Abendessen. Differenzbetrag als Werbungskosten geltend ma Ist die Beherbergungsleistung in der Rechnung geson- chen. dert ausgewiesen und daneben ein Sammelposten für Erstattet der Arbeitgeber die Reisekosten nach fes- Lösung ten Sätzen, bleiben nur diejenigen Beträge steuer Er kann 4/7 der Flugkosten, des Verpflegungsmehrauf frei, die auch als Werbungskosten abziehbar wären. Im Einzelfall kann es dann dazu kommen, dass wands und der Hotelrechnung steuerlich geltend machen. Lohnsteuer auf die überhöhte Erstattung als Ar- Hinzu kommen die beruflich veranlassten Messegebühren beitslohn anfällt. in voller Höhe. Der Arbeitgeber erstattet Reiseaufwendungen pau- Der berufliche Anteil einer Reise darf allerdings nicht schal. Dies bleibt in Höhe der Verpflegungspau- von untergeordneter Bedeutung sein. Wer also zwei schalen steuerfrei und kann darüber hinaus bis Wochen in Spanien seinen Sommerurlaub verbringt zum Doppelten der Pauschbeträge pauschal mit und dort an einem Nachmittag einen Geschäftspartner 25% vom Betrieb versteuert werden. oder eine Messe besucht, kann seine Kosten nicht an Beispiel teilig absetzen. Bei einer mindestens achtstündigen Abwesenheit zahlt der Dies gilt gleichermaßen, wenn Arbeitgeber dem Arbeitnehmer pauschal 30 Euro aus. Davon die jeweils nicht unbedeutenden beruflichen und bleiben 14 Euro steuerfrei (Pauschale, vgl. Punkt 4.1.1), 14 Euro privaten Zeitanteile derart eng ineinandergreifen, der darüber hinausgehenden 16 Euro können pauschal lohn- dass eine Trennung nicht möglich ist, oder versteuert werden (doppelte Pauschale) und die restlichen eine berufliche und private Doppelmotivation für 2 Euro unterliegen der individuellen Lohnbesteuerung. die Reise vorliegt (z.B. wenn ein Sprachlehrer in ein Land der von ihm gelehrten Fremdsprache reist). Hinweis Hinweis Der Arbeitnehmer hat seinem Arbeitgeber Unterlagen vor Als Arbeitnehmer müssen Sie die (anteilige) berufliche Ver zulegen, aus denen die Voraussetzungen für die Steuer anlassung einer Auswärtstätigkeit gegenüber Ihrem Fi freiheit der Erstattung ersichtlich werden. Der Arbeitgeber nanzamt nachweisen. Nur wenn Sie den beruflichen Zeit hat diese Unterlagen als Belege zum Lohnkonto aufzube anteil der Reise dokumentiert haben, gelingt der Wer wahren. bungskostenabzug. Hierzu müssen Sie festhalten, an wel 8 Gemischt veranlasste Reisen chen Tagen und in welchem zeitlichen Umfang eine berufli Der Fiskus erkennt die Kosten der An- und Abreise che Veranlassung vorlag. Als Nachweise für den Verlauf bei einer Reise auch dann anteilig an, wenn ein berufli- der Reise können etwa Fahrtenbücher, Tankquittungen cher Aufenthalt aus privaten Gründen verlängert wird oder Hotelrechnungen dienen. Erfüllen Sie die Nachweis bzw. wenn während des Aufenthalts sowohl berufliche pflichten nicht hinreichend, geht das zu Ihren Lasten. als auch private Termine wahrgenommen werden. Ist Der berufliche Anlass lässt sich etwa durch Einla dies der Fall, können Arbeitnehmer den Reiseaufwand dungsschreiben eines Kunden oder Lieferanten zum anteilig als Werbungskosten geltend machen. Geschäftstreffen oder mit Lehrgangs- bzw. Seminar Lassen sich die Aufwendungen klar erkennbar auf ei- unterlagen dokumentieren. Letztere müssen nen beruflichen un

d einen privaten Teil aufschlüs- die Dauer der Fortbildung, seln, sind die auf den beruflichen Teil entfallenden den Inhalt und Aufwendungen als Werbungskosten abziehbar. Der Ar beitgeber kann sie gegen Nachweis insoweit auch die Teilnehmerzusammensetzung steuerfrei erstatten. Zu den abziehbaren bzw. steuerfrei enthalten. erstattungsfähigen Kosten gehören bei den Reisekos- Die oben genannten Grundsätze gelten auch für Ge ten unter anderem Kongressgebühren, Hotelkosten und schäftsreisen von Gewerbetreibenden und Freiberuf Verpflegungsmehraufwendungen für denjenigen Reise- lern. Diese setzen dann entsprechend anteilig für den teil, der dem beruflichen Anlass zuzuordnen ist. Die beruflichen Teil der Reise gewinnmindernde Betriebs Aufteilung in einen privaten und einen beruflich veran- ausgaben an. lassten Reiseteil lässt sich im Regelfall über die zeitli che Komponente lösen. Beispiel Beispiel Ein Arzt besucht einen Fachkongress im Ausland. Er reist Samstagmorgen an und die Veranstaltung findet ganztägig Ein Angestellter verbringt sieben Tage im Ausland: An vier von Dienstag bis Donnerstag statt. Am Sonntagabend reist Tagen besucht er eine Fachmesse, drei Tage nutzt er zur er nach Hause zurück. Erholung. lich betrieblich veranlasst und daher vollständig abziehbar. schließlich der Sicherung und Erhaltung der Mietein Die Flugkosten sind dagegen gemischt (privat und betrieb- nahmen dienen. lich) veranlasst, also entsprechend aufzuteilen (drei Tage Auswärtstätigkeit: Der Abzug von Reisekosten bzw. beruflich, sechs Tage privat) und somit zu einem Drittel ab- deren steuerfreie Erstattung setzen voraus, dass der ziehbar. Den Verpflegungspauschbetrag gibt es ebenfalls Arbeitnehmer einer beruflich veranlassten Auswärtstä für drei Tage. tigkeit nachgeht. Dies ist der Fall, wenn er vorüberge Denkbar ist ein anteiliger Werbungskostenabzug hend außerhalb seiner Wohnung und seiner ersten Tä auch bei Hausbesitzern, wenn sie etwa ihrer vermiete- tigkeitsstätte beruflich tätig wird. ten Immobilie im Schwarzwald oder an der Ostsee für Reparaturarbeiten einen Besuch abstatten und diesen B Anlass für ein verlängertes Wochenende nutzen. Bewirtung: Auf Geschäfts- bzw. Dienstreisen werden häufig auch Geschäftsfreunde bewirtet. Wenn Aufwen Hinweis dungen für geschäftlich veranlasste Bewirtungen oder Keine Chance auf einen steuerlichen Abzug von Fahrt- und Arbeitsessen außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte vom Übernachtungskosten haben hingegen private Sparer, die eigenen Arbeitgeber getragen werden, muss die Ver etwa eine Hauptversammlung oder ein Fachseminar zur pflegungspauschale für den Arbeitnehmer gekürzt wer Geldanlage besuchen. Denn bei Kapitaleinkünften ist le- den. Bei Inlandsreisen beträgt der Kürzungsbetrag diglich der Sparer-Pauschbetrag von 1.000 Euro pro Person 5,60 Euro für ein Frühstück und jeweils 11,20 Euro für ein Mit (bzw. 2.000 Euro bei Zusammenveranlagung) abziehbar. tag- oder Abendessen. Die Kürzung entfällt, wenn der 9 Was umsatzsteuerlich zu Geschäftsfreund zahlt. beachten ist D Ein Vorsteuerabzug setzt voraus, dass für den betref- Dienstreisekaskoversicherung: Die pauschalen Kilo fenden Kostenpunkt eine Einzelrechnung mit geson- metersätze für die Benutzung von Kraftfahrzeugen bei dertem Umsatzsteuerausweis ausgestellt worden ist. Auswärtstätigkeiten (Kraftwagen 0,30 Euro, andere motor Aus Pauschalen lassen sich keine Vorsteuerbeträge getriebene Fahrzeuge 0,20 Euro je gefahrenem Kilometer) geltend machen. Bei Fahrausweisen und sogenannten gelten unvermindert auch dann, wenn der Arbeitnehmer Kleinbetragsrechnungen gelten umsatzsteuerrechtli- keine eigene Fahrzeugvollversicherung, sondern der che Erleichterungen: Es sind weniger Rechnungsan- Arbeitgeber eine Dienstreisekaskoversicherung für ein gaben erforderlich. Folgende weitere Besonderheiten Kraftfahrzeug des Arbeitnehmers abgeschlossen hat. sollten Sie beachten: Daneben wird die Prämienzahlung des Arbeitgebers an die Dienstreisekaskoversicherung beim Arbeitnehmer Die Rechnung muss eindeutig auf den Unterneh nicht als Lohn versteuert. mer ausgestellt sein. Hierauf müssen besonders Arbeitnehmer auf Dienstreisen achten. Dreimonatsfrist: Bei derselben Auswärtstätigkeit dür Bei Verpflegungskosten von Arbeitnehmern reicht fen Verpflegungsmehraufwendungen nur für die ersten es nicht, wenn der Arbeitgeber nur die Pauschalen drei Monate geltend gemacht werden. Erst nach einer erstattet. mindestens vierwöchigen Unterbrechung der Tätigkeit beginnt der Fristlauf neu, so dass Mehraufwendungen Wird ein privater Pkw für die Reise genutzt, kann dann erneut (für längstens drei Monate) abziehbar sind. aus den Kilometerpauschalen keine Vorsteuer ab gesetzt werden. Kein Problem sind hingegen Bahn- E oder Flugtickets. Ehepartner: Aufwendungen, die einem Arbeitnehmer Hinweis durch Mitnahme seines Ehepartners bei seiner Aus Vergessen Sie nicht die Vorsteuerbeträge aus den Neben- wärtstätigkeit entstehen und

deren Erstattung der Ar kosten. Quittungen über Eintrittsgelder oder Parkgebühren beitgeber ablehnt, werden grundsätzlich nicht als Wer zählen ebenfalls. bungskosten anerkannt. Ist die Mitnahme des Ehepart ners ausnahmsweise betrieblich bedingt, bestehen kei 10 Reisekosten-ABC ne Bedenken, auch dessen Reisekosten abzuziehen. A Erstattung von Reisekosten: Bei der Erstattung von Ausländische Vermieter: Kosten für Reisen eines Reisekosten dürfen die einzelnen Aufwendungsarten zusammengefasst werden. In diesem Fall ist die Erstat Ausländers, der Grundbesitz in Deutschland hat, an den Belegenheitsort dieses Grundbesitzes sind als tung steuerfrei, soweit sie die Summe der nach den Werbungskosten bei den Einkünften aus Vermietung Verwaltungsvorschriften zulässigen Einzelerstattungen und Verpachtung zu berücksichtigen, soweit sie aus- nicht übersteigt. Erste Tätigkeitsstätte: Als erste Tätigkeitsstätte gilt die tungskosten ermittelt werden können. Hierfür sind ortsfeste betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers, ei- ebenfalls pauschal 5,60 Euro für ein Frühstück (und jeweils nes verbundenen Unternehmens oder eines vom Ar- 11,20 Euro für ein Mittag- oder Abendessen) abzurechnen. beitgeber bestimmten Dritten, der ein Arbeitnehmer dauerhaft zugeordnet ist. Fehlt eine solche arbeitgeber- G seitige Zuordnung, können Arbeitnehmer eine erste Tä- Gemischt veranlasste Reise: Aufwendungen für eine tigkeitsstätte auch durch die Einsatzdauer an einem Ort Reise mit sowohl beruflichem/betrieblichem als auch begründen (z.B. dauerhafter Einsatz an zwei vollen Ar- privatem Anlass sind nach Maßgabe der beruflich und beitstagen pro Woche). privat veranlassten (Zeit-)Anteile in nicht abziehbare Essensmarke: Der Ansatz des maßgebenden Sachbe- Aufwendungen für die private Lebensführung und ab zugswerts bei vom Arbeitgeber ausgegebenen Essens- ziehbare Werbungskosten/Betriebsausgaben aufzutei len. Abziehbar sind insbesondere die anteiligen Kosten marken anstelle des Verrechnungswerts setzt voraus, für die Hin- und Rückfahrt mit Pkw oder Zug sowie Flü dass ge zum und vom Aufenthaltsort. tatsächlich eine Mahlzeit abgegeben wird, Klassischer Anwendungsfall gemischt veranlasster Rei für jede Mahlzeit lediglich eine Essensmarke täglich sen sind Auswärtstätigkeiten, bei denen ein paar private in Zahlung genommen wird, Tage drangehängt oder vorgeschaltet werden. In die der Verrechnungswert der Essensmarke den amtli- sen Fällen können die Flug-, Bahn-, Schiffs- oder Pkw chen Sachbezugswert einer Mittagsmahlzeit um Kosten nach den beruflich und privat veranlassten Zeit nicht mehr als 3,10 Euro übersteigt und anteilen der gesamten Reise aufgeteilt werden. die Essensmarke nicht an Arbeitnehmer ausgege- Beispiel ben wird, die eine Auswärtstätigkeit ausüben. Ein Angestellter hält von Montag bis Freitag Fachvorträge Übt ein Arbeitnehmer eine längerfristige berufliche Aus auf einem Seminar in Österreich und erholt sich über das wärtstätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte aus, sind an Wochenende beim Skifahren vor Ort. diesen ausgegebene Essensmarken (Essensgutschei ne, Restaurantschecks) nach Ablauf von drei Monaten Lösung mit dem maßgebenden Sachbezugswert zu bewerten Er kann fünf Siebtel der Fahrtkosten als Werbungskosten (für 2022: Frühstück 1,87 Euro, Mittag- und Abendessen absetzen. Gleiches gilt für die Hotelrechnung. Hinzu kom 3,57 Euro, für 2023: Frühstück 2,00 Euro, Mittag- und Abend- men Verpflegungspauschalen für fünf Tage sowie Reise essen 3,80 Euro). Hiervon profitieren letztlich insbesondere nebenkosten, die während der fünf Werktage angefallen auch Leiharbeitnehmer. sind. F Die beruflich veranlassten Zeitanteile müssen vorab Familienangehörige: Der für einen mitreisenden Ehe- feststehen und dürfen nicht von untergeordneter Be partner aufgestellte Grundsatz zu Reisekosten gilt auch deutung sein. Ist der betriebliche Grund der Reise von für die Begleitung durch andere nahe Angehörige (sie- untergeordneter Bedeutung, entfällt der Abzug der Kos he Stichwort Ehepartner). ten komplett. Lediglich einzelne Aufwendungen wie bei spielsweise der Eintritt zu einer Fachmesse können Fortbildung: Mehraufwendungen für Verpflegung an- dann gesondert berücksichtigt werden. lässlich des Besuchs von Berufsfortbildungen (z.B. Ver waltungs- und Wirtschaftsakademie) sind beim Arbeit- Bei gemischt veranlassten Reisen müssen sich alle nehmer nach den für Reisekosten geltenden Grundsät- Aufwendungen klar erkennbar dem beruflichen oder zen steuerlich als Werbungskosten zu berücksichtigen, privaten Teil zuordnen lassen. Für die Aufteilung der wenn die Fortbildung außerhalb des Wohnorts und der Kosten sind zunächst die Bestandteile abzutrennen, die ersten Tätigkeitsstätte stattfindet und der Arbeitnehmer sich anhand der Zeitfaktoren (tage- bzw. stundenweise) vom Arbeitgeber keinen Kostenersatz erhält. leicht und eindeutig dem beruflichen oder privaten Be reich zuordnen lassen

. Die danach verbleibenden Kos Frühstück: Sofern der Arbeitnehmer während einer be- ten sind grundsätzlich durch sachgerechte Schätzung ruflichen Auswärtstätigkeit im Inland durch den Arbeit- aufzuteilen, in der Regel im Verhältnis der Zeitanteile. geber verpflegt wird, mindern sich seine abziehbaren Verpflegungspauschalen um 5,60 Euro für ein Frühstück Die Zeitanteile von privaten und geschäftlichen Termi (und jeweils 11,20 Euro für ein Mittag- oder Abendessen). nen lassen sich dabei gut durch ein Reisetagebuch do Ist in einer Hotelrechnung nur ein Gesamtpreis für Un- kumentieren. Hierzu ist eine rechtzeitige Sammlung terkunft und Verpflegung genannt, müssen aus dem sämtlicher Belege ratsam, die den beruflichen Anlass Gesamtentgelt die Kosten der Verpflegung herausge- betreffen. Werden Nachweispflichten nicht hinreichend rechnet werden, damit die abziehbaren Übernach- erfüllt, geht dies zu Lasten der Berufstätigen, da sie bei steuermindernden Tatsachen die Beweislast tragen. Gesellschafter: Reisekosten, die der Gesellschafter K von seiner Personengesellschaft nicht ersetzt be Kilometersätze: Der Arbeitgeber kann die Kfz-Kosten kommt, muss er bei der einheitlichen Gewinnfeststel des Arbeitnehmers, der für eine Auswärtstätigkeit ein lung als Betriebsausgaben geltend machen. Reisekos eigenes Kfz benutzt, gegen Einzelnachweis oder pau ten, die Gesellschaftern einer OHG bei Fahrten zum schal erstatten. Will der Arbeitnehmer Fahrtkosten bei Versteigerungstermin entstehen, an dem sie zur Ret einer Auswärtstätigkeit als Werbungskosten geltend tung einer betrieblichen Forderung das Grundstück für machen, kommt nur der Einzelnachweis oder die Gel private Zwecke ersteigern, sind aber keine Betriebs tendmachung von Pauschbeträgen in Betracht. Ein ausgaben der OHG. Auch können in der Gewinn- und Nachweis, der sich auf Kilometersätze der ADAC Verlustrechnung einer Personengesellschaft für einen Tabellen stützt, wird nicht anerkannt. Bei nur teilweisem Gewinnfeststellungszeitraum die in früheren Zeiten an Ersatz (z.B. der Kosten für öffentliche Verkehrsmittel, gefallenen Aufwendungen für Reisekosten, bei denen niedrigere Kilometersätze laut Tarifvertrag) darf der Ar zweifelhaft war, ob sie von einem Gesellschafter per beitnehmer in der Regel den Differenzbetrag bis zu den sönlich oder von der Gesellschaft zu tragen waren, Pauschbeträgen ohne Einzelnachweis als Werbungs auch dann nicht steuerlich geltend gemacht werden, kosten geltend machen, wenn der Arbeitgeber die Be wenn die Gesellschafterversammlung erstmals für den nutzung des eigenen Fahrzeugs zu Auswärtstätigkeiten betreffenden Abschluss die Erstattung der Aufwendun ausdrücklich oder stillschweigend gestattet hat. gen an den Gesellschafter als Betriebsausgaben der Gesellschaft genehmigt. Kraftfahrer/Fahrlehrer: Berufskraftfahrern können vom Arbeitgeber die Mehraufwendungen für Verpflegung in Bei Gesellschafter-Geschäftsführern von Kapitalgesell Höhe der Pauschsätze steuerfrei ersetzt werden. Schu schaften können die Reisekosten unter Umständen un lungsfahrten eines Fahrlehrers sind aber keine Ge angemessen hoch sein. Unangemessene Reisekosten schäftsreisen, selbst wenn sie sich über das Gebiet sind verdeckte Gewinnausschüttungen. Solche Vergü mehrerer Gemeinden erstrecken. tungen können nicht in die Gesamtausstattung des Ge sellschafter-Geschäftsführers als Arbeitnehmer als an- S gemessene Gehaltsbezüge mit einbezogen werden. Sprachkurs im Ausland: In Verbindung mit üblichen H Bildungsreisen sind die Kosten nicht abziehbar. Haushaltsersparnis: Eine Haushaltsersparnis ist nicht Studienreisen, Vortragsreisen, Tagungen, Kongres zu berücksichtigen, das heißt, die Verpflegungspau- se: Entstehen Reisekosten, die eindeutig und klar ab schalen gelten ungekürzt, auch wenn der Erwerbstätige grenzbar ausschließlich beruflich/betrieblich veranlasst sich während seiner Auswärtstätigkeiten die Verpfle- sind, ist für diese Kosten ein steuerlicher Kostenabzug gungskosten zu Hause spart. Von Bedeutung ist die möglich. Aufwendungen, die nicht eindeutig zugeordnet Haushaltsersparnis hingegen bei der Ermittlung be- werden können, aber einen nachgewiesenen abgrenz stimmter außergewöhnlicher Belastungen (§ 33 EStG). baren betrieblichen oder beruflichen Anteil enthalten, sind nach dem jeweiligen Veranlassungsanteil in ab Hochschullehrer: Hochschullehrer tragen häufig Rei ziehbare und nicht abziehbare Aufwendungen aufzutei sekosten für Studienreisen, insbesondere Auslandsrei len. Die Aufteilung kann dabei nach Zeitanteilen vorge sen. Sofern die Reise auf einer sogenannten Doppel nommen werden (vgl. die Beispiele unter Punkt 8). motivation basiert (z.B. touristisch geprägte Reise eines Dozenten an einer theologischen Fakultät durch das Die beruflich/betrieblich veranlassten Anteile von Auf Heilige Land), erkennt die Rechtsprechung keinen wendungen sind hier aber nicht als Werbungskos Reisekostenabzug an. Sind di

e beruflichen und privaten ten/Betriebsausgaben abziehbar, wenn nur eine unter Veranlassungsbeiträge hingegen trennbar, kommt ein geordnete berufliche/betriebliche Mitveranlassung anteiliger Kostenabzug für den beruflichen Teil der Rei- gegeben ist. Es gilt dabei eine 10-%-Grenze. se in Betracht. Siehe auch Gemischt veranlasste Reise und Studienreisen. Beispiel I Ein Unternehmer besucht eine eintägige Fachtagung in Garmisch-Partenkirchen. Anschließend genießt er dort für Incentive-Reisen: Bei der Durchführung von Incentive- weitere 13 Tage einen Skiurlaub. Reisen mit Geschäftspartnern des Steuerpflichtigen wird unterschieden zwischen zusätzlichen Gegenleis- Lösung tungen für die Leistungen des Geschäftspartners (dann Da die gemischt veranlasste Reise zu unter 10% beruflich grundsätzlich Abzug der Kosten als Betriebsausgaben) bzw. betrieblich veranlasst ist (ein Tag von insgesamt und der Anknüpfung künftiger Geschäftsbeziehungen 14-tägiger Reise), können keinerlei Reisekosten steuerlich (dann als Geschenk nicht abziehbar). abgezogen werden - auch nicht für den beruflichen Anteil. U entsprechende Pauschbetrag des Orts maßgebend, den der Arbeitnehmer vor 24 Uhr Ortszeit erreicht. Urlaubsreise: Eine Urlaubsreise (bzw. Erholungsreise) Schließt sich an den Tag der Rückreise von einer mehr ist Privatsache. Allerdings können Aufwendungen, die tägigen Auswärtstätigkeit zur Wohnung oder ersten Tä beispielsweise mit einem während der Urlaubsreise be tigkeitsstätte eine weitere ein- oder mehrtägige Aus suchten Fachseminar zusammenhängen, als Wer wärtstätigkeit an, gilt für diesen Tag nur die höhere bungskosten oder Betriebsausgaben abgezogen wer Verpflegungspauschale. den. Hierzu zählen etwa Seminargebühren, Fahrtkosten vom Urlaubsort zum Tagungsort und gegebenenfalls Für die in der Liste nicht erfassten Länder ist der für der Pauschbetrag für Verpflegungsmehraufwendungen. Luxemburg geltende Pauschbetrag (für Übernach tungskosten: 139 Euro, für Verpflegungsmehraufwendun V gen: gestaffelt mit 63 Euro und 42 Euro) maßgebend, für nicht Vermietung und Verpachtung: Auch Vermieter kön- erfasste Übersee- und Außengebiete eines Landes nen Fahrtkosten, Mehraufwand für Verpflegung, Über- der für das Mutterland geltende Pauschbetrag. nachtungskosten und sonstige Reisenebenkosten steu- Bei Auslandsdienstreisen gelten die Pauschbeträge erlich abziehen, sofern die kostenverursachende Reise für das Land, in dem das Flugzeug vor 24 Uhr Ortszeit durch die Vermietungstätigkeit veranlasst ist. Derartige landet. Zwischenlandungen ohne gleichzeitige Über Aufwendungen sind Werbungskosten bei den Einkünf- nachtung bleiben unberücksichtigt. Landet das Flug ten aus Vermietung und Verpachtung. Allerdings ist zu zeug erst nach dem Abflugtag im Tätigkeits- oder Über beachten, dass Reisekosten zu den (lediglich ab- nachtungsland, so ist für den Abflugtag der Inlands schreibbaren) Anschaffungs- oder Herstellungskosten pauschbetrag anzusetzen. Erstreckt sich ein Flug über eines Mietobjekts gehören, wenn sie für Fahrten anfal- mehrere Tage, so sind für die zwischen dem Abflug- len, die der Anschaffung oder Herstellung des Mietob- und Landetag liegenden Tage die für Österreich gelten jekts dienen (z.B. Fahrten zu Kaufverhandlungen oder den Pauschbeträge anzusetzen. zur Überwachung des Baufortschritts). Abziehbar sind auch die Kosten, die für regelmäßige Überwachungs- Bei längeren Schiffsreisen ist für die Tage auf See fahrten zum Mietobjekt anfallen. stets der für Luxemburg und für die Tage der Ein- und Ausschiffung der für den jeweiligen Hafenort maßge Vortragsreisen: Das Halten eines Vortrags auf einem bende Pauschbetrag anzusetzen. Fachkongress im Ausland ist für sich allein kein Indiz für eine ausschließlich beruflich oder dienstlich veran- Die Pauschbeträge für Übernachtungskosten sind lasste Reise. Der Erwerbstätige kann hier eine hinrei- nur bei Arbeitgebererstattung anwendbar. Dies gilt chende Beweisvorsorge betreiben, indem er beispiels- sowohl bei beruflich veranlassten Auswärtstätigkeiten weise die beruflich veranlassten Zeitanteile der Reise als auch bei einer doppelten Haushaltsführung mit durch ein Reisetagebuch festhält. Zweitwohnung im Ausland. Bei doppelter Haushalts führung im Ausland können die Aufwendungen für ei Z nen Zeitraum von drei Monaten mit den geltenden aus Zweigniederlassungen: Dient eine Reise der geplan- ländischen Übernachtungspauschbeträgen steuerfrei ten Errichtung einer Betriebsstätte im Ausland, sind die erstattet werden. Für die Folgezeit darf eine steuerfreie hierfür aufgewendeten Kosten Betriebsausgaben. Erstattung mit 40% dieser Pauschbeträge erfolgen. Für den Werbungskostenabzug sind stets die tatsächli Zwischenheimfahrten: Unterbricht ein Steuerpflichti- chen Übernachtungskosten maßgebend. ger seine Auswärtstätigkeit, die sich über mehrere Wo chen erstreckt, beispielsweise indem er Zwischenheim- Die Wert